A tecnologia faz parte do cotidiano. Em praticamente todas as situações, diversos tipos de equipamentos se tornam fundamentais para que se consiga realizar desde as atividades mais simples às mais complexas. Até ai, nenhuma novidade, visto que vivemos em uma época em que a ciência está em constante avanço e as pesquisas fazem surgir novas ferramentas, sejam máquinas ou conhecimentos, e lidar com esse fato é indispensável para que se possa acompanhar a nova realidade. Sobretudo quando se pretende demarcar território em um mundo extremamente competitivo em que os mais bem adaptados se sobressaem.
Por conta disso, empresas tem adotado processos e instrumentos não apenas para a realização das atividades diárias, mas que permitam maximizar cada vez mais os resultados. E quando o assunto é comunicação, essa demanda é não apenas crescente, como está em constante evolução, visto a transmissão de informações ser um elemento base para o funcionamento de todo e qualquer projeto.
O caso do São Domingos é um bom exemplo. Em abril deste ano, o hospital adotou uma nova forma de comunicação digital, implantada pelo Departamento de Tecnologia da Informação (TI). A plataforma possui novos recursos em relação ao modelo usado anteriormente pela instituição. Dentre os principais estão lista global de endereços, grupos de email, agenda de compromissos, limite de armazenagem de 10giga (padrão GMAIL), acesso externo e por dispositivos móveis, elementos que já são comuns em muitas contas pessoais, mas que empresas ainda tinham receio em adotar. “Nosso sistema de email tinha poucas alternativas e era limitado a algumas pessoas, como gerentes e coordenadores, o que totalizava 120 funcionários, mais ou menos. Hoje esse número é de 449 e pode aumentar, dependendo das necessidades definidas pelo São Domingos”, explica o coordenador de Tecnologia da Informação, Arthur Heineck.
Além de contas individualizadas por funcionário, a nova plataforma define comunidades, o que aumenta a eficiência do processo comunicacional. “Se há um comunicado a fazer, para determinado setor, basta enviar ao grupo em questão, que todos os membros irão receber a mensagem”, assegura o coordenador, acrescentando que esse fluxo é fundamental para o sucesso dos projetos que, atualmente, estão sendo desenvolvidos no hospital. “Uma boa comunicação é requisito fundamental para o sucesso de um plano. As ações que estamos desenvolvendo demandam por uma comunicação dinâmica, por um processo informacional constante. Inclusive, já estamos percebendo avanços por conta do uso dessa nova plataforma”, conta Arthur.
Segundo ele, esse modelo de email é o mesmo adotado por grandes organizações, sobretudo as que buscam certificados de qualidade na gestão e nos serviços, e tem gerado feedback positivo.“Tivemos uma grande melhoria após a implantação desse novo sistema de email. É também mais cômodo, pois podemos acessar de casa, o que não era possível antes e isso agiliza nosso trabalho”, conta a coordenadora de Nutrição, Conceição Reis.
Gestão – Outro ponto positivo presente na nova plataforma de email do São Domingos é a possibilidade de acompanhar, sempre que isso se fizer necessário, todo o processo de utilização dos emails. Isso significa maior segurança, pois dá ao Departamento de Tecnologia da Informação dados precisos sobre datas e horários em que a conta é acessada, a frequência de uso individual, dentre outras informações. Além disso, trabalha-se no sentido de evitar que a informatização gere resultados negativos e entrave os processos. “Não nos importa, apenas, que todos os funcionários tenham email, mas que essa ferramenta seja utilizada e que isso faça fluir o processo de trabalho”, finaliza Arthur Heineck.
